Die Feststellung des Hilfebedarfs muss bei der zuständigen Pflegekasse beantragt werden. Dafür genügt ein Anruf durch den Betroffenen selbst oder eine von ihm beauftragte Person. Die Begutachtung findet spätestens innerhalb einer Woche nach Antragstellung statt, wenn

• sich der Hilfebedürftige im Krankenhaus oder in einer stationären Rehabilitationseinrichtung befindet und die ambulante oder stationäre Weiterversorgung sichergestellt werden muss
• die Pflegeperson Pflegezeit nach dem Pflegezeitgesetz angekündigt hat
• eine Familienpflegezeit mit dem Arbeitgeber der Pflegeperson vereinbart wurde
• sich der Pflegebedürftige in einem Hospiz befindet oder ambulant palliativ versorgt wird.

Im häuslichen Bereich findet die Begutachtung spätestens innerhalb von zwei Wochen nach Eingang des Antrags statt.

Der Gutachter muss sich während seines Besuches ein umfassendes Bild des Pflegebedürftigen machen. Im Rahmen seiner Befragung berücksichtigt er ebenfalls die Angaben der Pflegeperson, ärztliche Unterlagen sowie gegebenenfalls die Dokumentation des Pflegedienstes. Es kann daher hilfreich sein, bestimmte Unterlagen im Vorfeld bereitzulegen wie zum Beispiel

• Arztberichte
• Krankenhaus-​ oder Rehaentlassberichte
• Auflistung der verordneten Medikamente
• Auflistung der vorhandenen Hilfsmittel
• Verordnungen oder Nachweise für Ergo- oder Physiotherapie, Logopädie (voraussichtlich für mindestens 6 Monate erforderlich)
• Auflistung der Ärzte und Therapeuten mit Nennung der Häufigkeit der Praxis-​ bzw. Hausbesuche
• Auflistung aller privater Pflegepersonen einschließlich des zeitlichen Umfangs der jeweiligen Hilfeleistung (wie viele Stunden an welchen Tagen)
• Dokumentationsmappe des Pflegedienstes

Durch Befragung anhand eines strukturierten Fragebogens und kleinen Funktionstests verschafft sich der Gutachter einen Überblick über den Grad der Selbstständigkeit bzw. der gesundheitlichen Einschränkungen des Pflegebedürftigen.

Eine Beurteilung erfolgt auch dann, wenn der Betroffene einzelne Punkte oder Aktivitäten nicht oder nicht mehr durchführt (zum Beispiel Treppen steigen).

• Vorübergehende (voraussichtlich weniger als 6 Monate) oder vereinzelt (weniger als einmal wöchentlich) auftretende Beeinträchtigungen der Selbstständigkeit oder der Fähigkeiten können nicht berücksichtigt werden.
• Der zeitliche Umfang und die Häufigkeit von Hilfestellungen sind – anders als bei früheren Pflegebegutachtungen – nicht mehr relevant.
• Nicht die Schwere der Diagnose, sondern der individuelle Grad der Beeinträchtigung der Selbstständigkeit und der Fähigkeiten des Antragstellers bilden die Grundlage der Bestimmung des Pflegegrades.
• Eine Erwerbsminderung oder ein Behinderungsgrad begründen nicht automatisch eine Pflegebedürftigkeit im Sinne des 12. Sozialgesetzbuches.